Recursos Humanos tiene otras opciones para disminuir esos gastos en periódicos y medios. La Entrevista de Salida y la Cartera de Candidatos, internos y externos, son dos herramientas relevantes para la retención de personal y la búsqueda de candidatos.

Desde luego, primero deben conocerse las causas de dichas renuncias. Y un primer paso para identificarlas es revisar la información de una herramienta básica como la Entrevista de Salida.

Por eso, contar con un eficaz Cuestionario de Salida como apoyo para realizar el Reporte de una auténtica Entrevista de Salida con quien ya desea irse, y permita detectar las posibles causas de su renuncia, es también una herramienta importante; aunque en la práctica por falta de tiempo, en ocasiones puede quedar obsoleto y dejar de funcionar para lograr ése propósito de conocer las verdaderas causas de la renuncia.

Cabe mencionar, que aquellos a quienes los jefes «renuncian» se convierten en una «materia prima» valiosa para obtener ésa información que Recursos Humanos requiere para alcanzar sus propósitos de retención de personal y disminución de rotación. Como es de suponer, son también los más difíciles de entrevistar porque como ya se van, quieren irse «limpios» sin tener que externar su opinión sobre una situación interna de su área que puede vedarles el acceso de trabajo a otras empresas, por conservar su Carta de Recomendación, ya que piensan que este documento es determinante para conseguir otro trabajo. (Sabemos que esta Carta sólo es válida cuando es refrendada con sus colegas, por medio de las famosas referencias). Pero, precisamente, porque ya se van se convierte en muy valiosa su aportación o comentarios.

El grado de confianza que pueda generarse en el colaborador es fundamental para conocer la realidad de la renuncia, que es el objetivo en este proceso. De lo contrario, no se recibirá información alguna y el reporte no será muy útil. Esa confianza se gana en el trato cotidiano, y no en el momento de la entrevista. Si no se supo ganar en la labor diaria, difícilmente se «abrirán de capa» para comunicarles la situación real en su área de trabajo, en ése momento. Por ello, es menester del equipo de Recursos Humanos, escuchar y atender las inquietudes del personal, por muy ocupados que se encuentren, cuando el personal se los solicite. Así se gana el respeto y confianza de los colaboradores. Tampoco quiere decir que las puertas de RH tengan que estar abiertas las 12 horas del día, sino que debe tenerse una gran disposición de apoyar y, sobre todo, aprender y tener la intuición o el instinto y la sensibilidad para detectar las emergencias personales. Por lo regular, el colaborador se acerca a preguntar o comentar algún incidente, en las áreas públicas, nunca en espacios cerrados por temor a las cámaras ocultas. Y hay que escucharlos, por mucha prisa o urgencia que se tenga. Es la clave de la confianza. Saber escuchar en donde sea y sin prisa.

Porque el poder se arrebata, pero la confianza y el cariño se ganan día a día.

Otra importante herramienta para RH es crear y mantener actualizada su Cartera de Candidatos, internos y externos, generada la primera, en base a la Evaluación de Desempeño de colaboradores, efectuada semestralmente con las observaciones de Jefes directos y los propios evaluados. Y la segunda, integrada con los documentos o solicitudes de visitantes a la empresa como candidatos en busca de un trabajo.

La Cartera de Candidatos Internos, es generada en una sección, en el formato de Evaluación, diseñado para darle oportunidad a los evaluados para expresar sus inquietudes de crecimiento, avalada o consensuada con sus propios jefes directos e indirectos. Aquí se encuentran verdaderos tesoros de información para acomodar a los colaboradores en los puestos donde aspiran a ser más felices, eficientes y realizados.

La Cartera de Candidatos externa es sólo un compendio de aquellos personajes que tuvieron el valor y la honestidad de acercarse a tu empresa, aun sabiendo que podía no haber vacantes para el puesto que buscaban, ya porque no salió un anuncio para ése, ya porque buscaban «de lo que fuera». Y éstos son quienes pueden hacerle el día a cualquier reclutador, cubriéndole aquella vacante que hacía meses no podía encontrar.

Otra herramienta importante que aplican las áreas de Recursos Humanos, para integrar su Cartera de Candidatos internos es la denominada: Evaluación Puesto-Persona. Este es el trabajo de  un analista de puestos que consiste en comparar lo que dice la Descripción del Puesto, cotejado contra lo que físicamente la Persona hace en sus labores diarias. Las diferencias o desviaciones permitirán observar, además de las tareas que faltan por hacer, aquellas que al ocupante del puesto se le han adicionado por las mismas necesidades del entorno laboral.

Por eso, aunque tengas alta tu rotación y el flujo de vacantes, piensa en el periódico como un último recurso, no crees?

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